7 novembre 2019

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

7 novembre 2019
13 h à 16 h
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
Salle 1A036

Président de la réunion : Graham Fraser
Secrétaire du Comité : Manon Durand

Participants
Membres :
Graham Fraser, président
Caroline Maynard, commissaire à l’information
David Rattray, membre externe

Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances et dirigeante principale de la vérification
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Stephen Campbell, directeur, Finance, contrats et vérification

Invités:
Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général.
Natalie Bartlett, gestionnaire, Communications et Services linguistiques

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

  • Approbation du compte rendu et des mesures de suivi de la réunion du 15 août 2019
  • Approbation du calendrier des activités pour 2020
  • Discussion sur la charte du Comité de vérification et d’évaluation
  • Discussion sur les résultats de la revue budgétaire de mi-année
  • Discussion sur l’avancement du projet de planification stratégique
  • Informations transmises par le Bureau du vérificateur général, les Services corporatifs, les Enquêtes, les Services juridiques, les Affaires publiques

Accueil et mot d’ouverture

Le président souhaite la bienvenue à tous les participants.

Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 15 août 2019

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 15 août 2019.

Les mesures de suivi en cours ont été discutées, aucun changement n’est demandé.

Action requise : publication du compte rendu de la réunion du 15 août 2019 sur le site Web du Commissariat à l’information

Calendrier des activités 2020 – présenté par G. Fraser

Le calendrier des activités pour l’année 2020 a été discuté et approuvé.

Action requise : aucune action requise

Charte du comité de vérification et d’évaluation – présenté par G. Fraser

La charte du Comité de vérification et d’évaluation a été discutée, quelques ajustements ont été demandés.

Action requise : proposer une nouvelle ébauche de la charte lors du prochain comité en janvier

Revue budgétaire de mi-année – présenté par S. Campbell

Stephen Campbell a présenté les résultats de la revue budgétaire de mi-année 2019-2020.

Les membres ont examiné les informations présentées et en ont discuté.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Planification stratégique – présenté par F. Labine

La sous-commissaire présente un résumé des principales étapes déjà réalisées dans le cadre de l’exercice de planification stratégique, soit la revue de la mission, de la vision et des valeurs, les comportements attendus et l’identification des principaux piliers. De l’information sur les prochaines étapes à être réalisées a été présentée et discutée.  La sous-commissaire a mis l’accent sur l’approche collaborative qui est priorisée tout au long de ce processus et a confirmé que celle-ci est très bien reçue par tous.

Action requise : communiquer le plan stratégique aux membres pour information lorsqu’il sera finalisé

Mise à jour – Bureau du vérificateur général – présenté par R. Abgrall

Le directeur principal du Bureau du vérificateur général informe les membres que la phase de planification de l’audit 2019-2020 est commencée et qu’aucun changement majeur n’est prévu. Il informe aussi les membres que suite à l’audit des comptes publics du Canada, un échantillon d’employés a été sélectionné aux fins d’audit. Un employé du Commissariat en fait partie. L’audit de ce dossier d’employé sera réalisé en même temps que l’audit annuel.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services corporatifs – Présenté par F. Labine

La sous-commissaire présente les différents dossiers en cours au sein des Services corporatifs. Notamment, la planification stratégique, l’exercice de revue budgétaire du ¾ d’année prévu en février 2020, le Rapport sur les résultats ministériels 2018-2019, le plan pluriannuel pour les technologies de l’information, les demandes budgétaires pour 2020-2021, la réévaluation et la révision de la structure organisationnelle du corporatif.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Enquêtes – Présenté par L. Michaud

La sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance, a présenté les dernières statistiques sur les dossiers d’enquêtes. Les priorités du groupe des Enquêtes ont été présentées ainsi que les stratégies mises en place pour les atteindre.  L’accent est mis sur ce qu’ils peuvent contrôler, soit la performance, l’agilité à travailler et l’amélioration des processus. Le nombre de nouvelles plaintes reçues ainsi que la capacité des ressources humaines de répondre à leur besoin constituent les principaux défis identifiés par les Enquêtes.

La sous-commissaire fait aussi mention d’une problématique actuelle qu’ils tentent de régler, soit que 48 % des nouvelles plaintes administratives reçues proviennent du même individu.

Les membres ont examiné les informations présentées et en ont discuté.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services juridiques – Présenté par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques a informé le comité d'une décision récente impliquant le Commissariat:  Canada (Information Commissioner) v. Canada (Minister of Public Safety and Emergency Preparedness), 2019 FC 1279. Dans cette affaire, la cour a ordonné à la GRC de divulguer 468 numéros de série d’un type d’arme à feu particulier. La Cour fédérale n’a pas retenu l’argument de la GRC selon lequel ces numéros de série constituent des « renseignements personnels » au sens de l’article 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Affaires publiques – Présenté par N. Bartlett

La gestionnaire, Communications et Services linguistiques, a présenté une mise à jour sur les politiques et les affaires parlementaires, les différentes activités de sensibilisation réalisées, les conférences et les présentations auxquelles le Commissariat a été présent.

Notamment, la Semaine du droit à l’information et la réunion fédérale-provinciale-territoriale qui ont eu lieu en septembre, la participation du Commissariat au Symposium sur l’accès et la protection des renseignements personnels de l’Association du Barreau canadien en octobre, le discours et la présentation sur le projet de loi C-58 lors de la conférence de l’Association canadienne d’accès à la vie privée et de la protection des renseignements personnels en novembre, et la participation prochaine à une table ronde sur la transparence et l’accès des hauts responsables à la COGEL à Chicago en décembre. Une approche proposée pour rejoindre les nouveaux parlementaires a également été présentée.

De plus, l’équipe des Communications travaille actuellement sur le développement d’une base de données des décisions qui sera publiée sur le site Web du Commissariat (résumés des décisions 6.1, des enquêtes systémiques, des enquêtes significatives figurant dans nos rapports annuels et, plus tard, des sommaires des rapports finaux publiés sur CanLii). Le projet de refonte du site Web interne du Commissariat est toujours en cours, ainsi que la poursuite de la collaboration avec les différents groupes de l’organisation pour les nouveaux outils et modèles, les guides et autre document d’information pour les institutions.

Action requise : aucune action requise

Huis clos

Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, le président et les membres externes.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue pour le 30 janvier 2020, par téléconférence

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