2018-2019 Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiés)

Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2019      

Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Il comporte, notamment, des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.   

Pour de plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat, consultez le Rapport sur les résultats ministériels 2018-2019 et le Plan ministériel 2019-2020.

Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour rendre compte des activités d’évaluation organisationnelles et de la surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre organisationnel de gestion du contrôle interne a été mis en place et approuvé par l’administrateur général. Ce cadre comprend :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • les valeurs et l’éthique;
  • des activités de communication et de formation continues à propos des exigences législatives, ainsi que des politiques et des procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • la surveillance continue de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la commissaire, à la haute direction de l’organisation et, le cas échéant, au Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat. 

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à la commissaire sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du Commissariat. 

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Commissariat confie à d’autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires et l’approvisionnement en biens et services conformément à la délégation de pouvoir du Commissariat, et fournit des services de gestion des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Commissariat des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
  • La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) fournit au Commissariat des services d’évaluation linguistique.
  • Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services d’audit au Commissariat.
  • Services partagés Canada (SPC) fournit au Commissariat des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels.

Ententes particulières

  • La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit au Commissariat les services suivants :
    • une plateforme de système financier pour saisir toutes les opérations financières et en faire rapport;
    • des services d’approvisionnement pour le traitement de tous les contrats et la production de rapports;
    • des services financiers pour le traitement de toutes les factures aux fins de paiement et de toutes les demandes de remboursement.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, ont signé un protocole d’entente (PE) concernant la prestation de services de sécurité de base pour l’immeuble et le partage des responsabilités de l’immeuble à locataires multiples.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, partagent l’immeuble ainsi que les services liés à la salle de courrier;
  • L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) fournit au Commissariat des services de formation.
  • SPAC fournit au Commissariat des services de traduction.

Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2018-2019

Voici un résumé des principales constatations et des modifications importantes requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours.
Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés : Durant l’année en cours, il n’a pas été nécessaire de réévaluer les contrôles clés, car aucune modification importante n’a été apportée à ces derniers dans les processus existants.

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2018-2019        

Au cours de l’exercice 2018-2019, le Commissariat a continué de réaliser des progrès considérables dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés. Le tableau suivant illustre les progrès du Commissariat en fonction des plans figurant dans l’annexe de l’exercice précédent.

Progrès au cours de l’exercice 2018-2019

Progrès au cours de l’exercice 2018-2019

Éléments dans le plan d’action de l’exercice précédent

État

Contrôles à l’échelle de l’entité

Examinés annuellement. Aucune mesure corrective n’est requise. En cours.

Contrôles généraux de la TI

Réalisé au moyen de l’audit des TI. Les recommandations sont prises en considération. En cours.

Gestion des actifs

Suivi tel que recommandé.

Paye

Rapprochement bimensuel des mouvements de paye afin de cerner les trop-payés et les moins-payés. En cours.

Système de RH Phénix

Analyse et examen continu de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place du nouveau système Phénix, et prise des mesures correctives, au besoin.   

En 2018-2019, outre les progrès qu’il a accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a procédé à ce qui suit :

  • échantillonné et examiné les mouvements de paye découlant de la signature de la convention collective pour en évaluer l’exactitude et le caractère exhaustif;
  • officialisé un plan d’action pour donner suite aux neuf (9) recommandations présentées au Bureau du contrôleur général (BCG) par le BVG concernant les mouvements de paye au moyen du système de paye Phénix;
  • renforcé la gouvernance globale à l’échelle de l’organisation après l’arrivée le 19 février 2019 d’une nouvelle dirigeante principale des finances, ce qui a mené à une meilleure répartition des tâches entre celle-ci et l’administrateur général du programme.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

En s’appuyant sur les progrès accomplis jusqu’à maintenant, le Commissariat est en bonne voie pour réaliser une évaluation exhaustive de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers en 2019-2020. À ce moment-là, l’organisation appliquera son plan cyclique de surveillance continue pour réévaluer le rendement du contrôle en fonction du risque dans tous les domaines de contrôle. Le tableau ci-dessous présente l’état d’avancement et le plan d’action des domaines de contrôle ciblés pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs.

État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

Principaux domaines de contrôle

Mise à l’essai de l’efficacité de la conception et correction

Mise à l’essai de l’efficacité opérationnelle et correction

Surveillance cyclique continue

Contrôles à l’échelle de l’entité

Terminé

Terminé

Prochaines années

Contrôles généraux de la TI

Terminé

2020-2021

Prochaines années

Gestion des biens

Terminé

Terminé

Prochaines années

Paye

Terminé

2019-2020

Prochaines années

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