2017-2018 Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiés)

Exercice 2017-2018  

Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Il comporte, notamment, des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.   

Pour de plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat, consultez le Plan ministériel (Rapport sur les plans et les priorités), le Rapport sur les résultats ministériels (Rapport ministériel sur le rendement), et le Rapport annuel.

Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer la surveillance de son système de contrôle interne, notamment :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • les valeurs et l’éthique qui guident et soutiennent les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles;
  • des activités de communication et de formation continues à propos des exigences législatives, ainsi que des politiques et des procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • la surveillance de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la commissaire, à la haute direction du Commissariat et, le cas échéant, au Comité de vérification et d’évaluation. 

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à l’administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. 

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Commissariat confie à d’autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée les paiements, fournit une plateforme pour l’administration de la paye des employés, offre des outils lis à l’approvisionnement et fournit des services de gestion des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part des primes d’assurance maladie et dentaire que doit assumer l’employeur.
  • La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) fournit au Commissariat des services d’évaluation linguistique.
  • Le Bureau du vérificateur général fournit des services d’audit au Commissariat.
  • Services partagés Canada (SPC) fournit au Commissariat des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels.

 Ententes particulières

  • La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit au Commissariat les services suivants (Remarque 2) :
    • une plateforme de système financier pour saisir toutes les opérations financières et en faire rapport;
    • des services d’approvisionnement pour le traitement de tous les contrats et la production de rapports;
    • des services financiers pour le traitement de toutes les factures aux fins de paiement et de toutes les demandes de remboursement.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, ont signé un protocole d’entente (PE) concernant la prestation de services de sécurité pour l’immeuble de base et le partage des responsabilités de l’immeuble à locataires multiples (Remarque 1);
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, partagent l’immeuble ainsi que les services liés à la salle de courrier (Remarque 1);
  • L’École de la fonction publique du Canada (EFP) fournit au Commissariat des services de formation.
  • TPSGC fournit au Commissariat des services de traduction (Remarque 1).

Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2017-2018

Voici un résumé des principales constatations et des modifications importantes requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours.
Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés : Durant l’année en cours, il n’a pas été nécessaire de réévaluer les contrôles clés, car aucune modification importante n’a été apportée à ces derniers dans les processus existants.

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2017-2018        

Le Commissariat a continué d’exercer une surveillance constante en fonction du plan cyclique de l’exercice précédent, comme l’illustre le tableau ci-dessous.

Progrès au cours de l’exercice 2017-2018

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent

État

Contrôles à l’échelle de l’entité (Remarque 3)

Examiné annuellement. Aucune mesure corrective n’est requise. En cours.

Contrôles généraux de la TI

Réalisé au moyen de l’audit des TI. Les recommandations sont prises en considération. En cours.

Gestion des actifs

Suivi comme prévu.

Paye (Remarque 3)

Rapprochement mensuel des mouvements de paye afin de cerner les trop payés et les moins-payés. En cours.

Système de RH Phénix

Analyse et examen continu de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place du nouveau système Phénix, et prise des mesures correctives, au besoin.   

En 2017-2018, outre les progrès qu’il a accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a procédé à ce qui suit :

  • Échantillonné et examiné les mouvements de paye découlant de la signature de la convention collective pour en évaluer l’exactitude et le caractère exhaustif.
  • Officialisé un plan d’action pour donner suite aux huit (8) recommandations présentées au Bureau du contrôleur général (BCG) par le Bureau du vérificateur général (BVG) concernant les mouvements de paye au moyen du système de paye Phénix. Le plan d’action a été examiné avec le Comité de vérification et d’évaluation ainsi que le BVG lors de notre vérification financière annuelle.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

Le Commissariat continuera de veiller à ce que la surveillance continue des principaux mécanismes de contrôle soit axée sur le risque. La haute direction s’engage à assurer le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, notamment par l’exercice d’une surveillance continue pour s’assurer que les principaux mécanismes de contrôle répondent aux attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques qui en découlent.

Enfin, la commissaire et les cadres supérieurs se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter du système de contrôles internes du Commissariat.

Le plan cyclique de surveillance continue du Commissariat au cours des trois prochains exercices, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des mécanismes de contrôle à risque élevé, est présenté dans le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue

Principaux domaines de contrôle

Exercice financier
2018-2019

Exercice financier
2019-2020

Exercice financier
2020-2021

Contrôles à l’échelle de l’entité (Remarque 3)

En cours

En cours

En cours

Contrôles généraux de la TI

En cours

En cours

En cours

Gestion des biens (incluant les immobilisations)

Examen des processus et des procédures

Aucune mesure prévue

Aucune mesure prévue

Paye (Remarque 3)

En cours

En cours

En cours

Système de RH Phénix

Analyse et examen continu de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place du système Phénix, et prise des mesures correctives, au besoin. 

Analyse et examen continu de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place du système Phénix, et prise des mesures correctives, au besoin. 

Analyse et examen continu de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place du système Phénix, et prise des mesures correctives, au besoin. 

REMARQUES :

Remarque 1 – Les protocoles d’entente sont examinés régulièrement afin de nous assurer que les niveaux de service, les rôles, les responsabilités et les mécanismes de contrôle liés aux services partagés sont clairement définis. De plus, le Commissariat examine ses propres mécanismes de contrôle en matière de sécurité pour veiller à ce que les contrôles nécessaires soient en place aussi bien pour ceux qui lui offrent des services partagés que pour ceux qui bénéficient de ses services.

Remarque 2 – Les protocoles d’ententes conclus entre la CCDP et le CPVP sont examinés tous les ans afin de fournir de la rétroaction sur la prestation de services et de déterminer si des modifications sont nécessaires.

Remarque 3 – Ces processus sont examinés régulièrement dans le cadre de l’examen annuel des processus financiers et administratifs du Commissariat.

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