Décisions

128 décisions trouvées

3 juin
2010

Il est inutile de proroger des délais lorsqu’on ne travaille pas à répondre à la demande concernée

Institution
Industrie Canada
Article de la Loi
9(2)
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Industrie Canada a dépassé l’échéance prévue afin de demander une prorogation à 150 jours du délai pour répondre à une demande concernant des documents liés à une étude sur les répercussions qu’ont le téléchargement et le partage de fichiers sur l’achat de musique.

Enquête : Le Commissariat a découvert que les responsables de l’accès à Industrie Canada avaient fait très peu pour donner suite à la demande. Ils n’avaient même pas commencé les consultations auxquelles ils auraient dû procéder. Avec la permission du demandeur, Industrie Canada a également suspendu la demande par deux fois pendant des périodes de congé, malgré le fait que les congés ne soient pas une raison valide de suspendre une demande au titre de la Loi.

Résultat : Le Ministère a respecté l’échéance recommandée officiellement par la commissaire.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • La Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions de bénéficier de prorogations de délai dans certaines circonstances précises, mais ces prorogations ne servent à rien si l’institution ne fait pas le travail nécessaire entre-temps.
  •  De plus, ces prorogations doivent être invoquées dans un délai de 30 jours après réception de la demande.
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3 juin
2010

Il est essentiel d’offrir une formation sur l’utilisation du courriel et sur les politiques de conservation et d’élimination des documents

Institution
Musée des beaux-arts
Article de la Loi
67
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Il est possible que des employés du Musée des beaux-arts aient détruit et/ou invité des personnes à détruire des documents qui auraient pu être fournis en réponse à une demande d’accès à l’information (une infraction au titre de l’article 67.1).

Enquête : Le Commissariat a conclu que des documents qui auraient pu être fournis en réponse à la demande d’accès avaient été détruits et que des employés avaient la possibilité (ce qui n’est plus le cas) de supprimer des courriels de manière permanente. De plus, le Commissariat a constaté que des personnes avaient été invitées à supprimer des documents au cours du traitement de la demande.

Résultat : Le Commissariat a renvoyé la question au procureur général du Canada puisqu’il y a eu infraction à la Loi. Le Musée des beaux-arts a modifié ses politiques et procédures sur l’utilisation des ordinateurs et du courriel et les a affichées sur son site intranet. Il a également invité ses cadres à se familiariser avec ces politiques et procédures et à les faire connaître aux employés. Ces politiques font désormais partie de la formation initiale dispensée aux nouveaux employés.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • Il incombe aux institutions de donner une formation complète à leurs employés concernant leurs politiques et pratiques en matière d’accès à l’information et de gestion de l’information afin qu’ils connaissent et comprennent leurs obligations en vertu de la Loi. La formation doit être systématiquement dispensée aux employés en place et occuper une place importante dans la formation initiale des nouveaux employés. Une orientation et une surveillance organisationnelles s’imposent.
  • Dans l’affaire en cause, la plupart des employés qui ne s’occupent pas de la technologie de l’information n’avaient pas reçu de formation concernant l’emploi d’un ordinateur et l’usage du courriel et ne savaient donc pas comment utiliser correctement le courriel ni ce qu’il convient de conserver ou d’éliminer et n’étaient pas au courant de leurs obligations au titre de la Loi.
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3 juin
2010

Il faut des preuves pour démontrer qu’il y aura un préjudice au titre de l’article 20

Institution
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Article de la Loi
20
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a refusé de communiquer le nom et l’adresse des entreprises qui ont reçu mais n’ont pas encaissé des chèques émis par l’organisation durant une période de huit ans au motif que ces renseignements étaient des renseignements de tiers qui devaient être protégés au titre de l’article 20.

Enquête : TPSGC affirmait que la communication des noms et adresses, en plus des renseignements déjà fournis au demandeur (par exemple, le montant des chèques), pourrait faciliter la fraude contre la Couronne. TPSGC a fourni des exemples concrets de fraudes, mais ceux-ci n’ont pas suffi à expliquer comment les fraudeurs pourraient contourner les mesures de sécurité mises en place par les institutions financières. Le Commissariat a également découvert qu’au moins un gouvernement provincial communiquait déjà ce genre de renseignements, y compris les noms des bénéficiaires et les montants des chèques.

Résultat : À la suite de la recommandation officielle de la commissaire, TPSGC a communiqué le nom et l’adresse des entreprises visées.

Prise de position de la commissaire à l’information :

  •  Pour justifier une exception au titre de l’article 20, une institution doit prouver que la communication de l’information compromettra vraisemblablement un intérêt particulier. Dans l’affaire en cause, il fallait prouver le risque de fraude.
  • Lorsqu’une institution ne peut prouver que le préjudice précis risque de se concrétiser, elle doit communiquer l’information demandée.
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3 juin
2010

Le secret professionnel appartient au client et non à l’avocat

Institution
Bibliothèque et Archives Canada
Article de la Loi
23
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a refusé de communiquer certains documents d’un dossier concernant une personne ayant joué un rôle dans l’explosion de 1917 à Halifax au motif qu’ils étaient toujours assujettis au secret professionnel liant un avocat et son client, conformément à l’article 23.

Enquête : Durant l’enquête, le Commissariat a appris que BAC a retenu les documents en fonction d’une recommandation du ministère de la Justice du Canada. Le Commissariat a demandé à BAC de songer à communiquer les documents dans l’intérêt public. Au cours d’une deuxième discussion avec le ministère de la Justice, BAC a été informé que les documents en question relevaient en réalité de Transports Canada ou de Pêches et Océans. Le client était donc l’un ou l’autre de ces ministères et, par conséquent, c’était à lui qu’appartenait le pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements.

Résultat : Transports Canada a conclu que les documents n’avaient aucune valeur litigieuse et a décidé de renoncer au secret professionnel. BAC a subséquemment communiqué tous les documents au demandeur.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • Même si des renseignements sont assujettis au secret professionnel liant l’avocat à son client, une institution a le pouvoir discrétionnaire de les communiquer.
  • Comme le secret appartient au client et non à l’avocat, l’institution peut décider d’y renoncer, notamment lorsque la communication de l’information ne risque pas d’entraîner de conséquences.
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3 juin
2010

Au besoin, une institution doit créer un document regroupant diverses sources d’information

Institution
Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Article de la Loi
4
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) a prétendu que le seul moyen d’obtenir une liste des locataires de la Résidence des visiteurs officiels du gouvernement du Canada sur une durée de deux ans serait de créer un document regroupant diverses sources d’information, mais qu’il n’existait pas de système permettant d’exécuter cette tâche.

Enquête : Le Commissariat a fait remarquer que, si diverses sources permettaient de trouver les renseignements demandés et si ces sources pouvaient produire des documents lisibles à la machine, le Ministère était tenu de produire ces renseignements en vertu du paragraphe 4(3).

Résultat : Le MAECI a recueilli les renseignements requis et les a fournis au demandeur.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  •  Les renseignements qu’un demandeur souhaite obtenir n’existent pas nécessairement dans un seul document, mais ils peuvent être accessibles par d’autres sources relevant de l’institution.
  •  Il incombe aux institutions, en vertu de la Loi et en vertu de l’obligation de prêter assistance, de prendre les mesures nécessaires pour donner accès à ces renseignements.
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3 juin
2010

Les bases de données doivent demeurer effectivement accessibles et les intéressés doivent pouvoir extraire les données

Institution
Industrie Canada
Article de la Loi
68
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : Invoquant l’alinéa 68a), Industrie Canada a déclaré à un demandeur qu’il n’avait pas à communiquer une version électronique de la plus récente version d’une base de données en ligne puisque son contenu était déjà accessible par quiconque disposait d’une connexion à Internet.

Enquête : Le Commissariat a appris que la fonction de recherche de la base de données limitait la capacité du demandeur à obtenir ces renseignements dans un format utile. Durant l’enquête, l’institution a proposé d’initier le demandeur à l’utilisation de la base de données, mais n’a jamais donné suite à cette proposition. Industrie Canada a également modernisé la base de données, mais les données dont le demandeur avait besoin restaient difficiles à obtenir en ligne.

Résultat : Après avoir tenu une réunion avec le demandeur et le Commissariat au lobbying du Canada, qui était devenu le nouveau responsable de la base de données, Industrie Canada a accepté d’extraire les données brutes et les a fournies au demandeur contre des frais importants.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • Lorsque des institutions mettent leurs bases de données à la disposition de la population, il est essentiel que les données restent effectivement accessibles et que les intéressés puissent les extraire dans un format qui répond à leurs besoins.
  • Les institutions ne doivent pas imposer de méthode ou de format qui ne soit pas facile d’accès, que l’utilisateur soit une personne aux connaissances ordinaires ou plus pointues en informatique.
  • L’ouverture gouvernementale suppose la divulgation proactive de renseignements et l’habitude de fournir des données sous une forme réutilisable fondée sur des normes et des formats faciles d’utilisation.
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3 juin
2010

Article 16 : Une institution qui décide de ne pas communiquer des renseignements doit prouver la probabilité d’un préjudice

Institution
Société Radio-Canada
Article de la Loi
16
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : La SRC exemptait tous les documents contenant certains codes comptables internes et certains numéros de cartes de crédit. Pour ce faire, elle a invoqué l’exception protégeant les renseignements susceptibles de faciliter la perpétration d’une infraction (paragraphe 16(2)).

Enquête : Le Commissariat a appris que les responsables de l’accès de la SRC avaient commencé à appliquer automatiquement des exceptions à ces documents parce qu’ils étaient submergés par les demandes, l’institution étant nouvellement assujettie à la Loi. Toutefois, lorsque le Commissariat a demandé à ces responsables de justifier l’invocation de l’exception, ceux-ci concédé que, pour qu’une infraction soit commise à l’aide des codes internes, il faudrait que les mécanismes de contrôle fassent défaut à plusieurs niveaux en même temps au sein de l’institution.

Résultat : La SRC a communiqué les codes comptables. Le Commissariat a cependant convenu que la communication des numéros de carte de crédit pourrait faciliter la perpétration d’une infraction. L’information a donc été retenue.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • Lorsqu’elles décident de ne pas communiquer de renseignements en invoquant l’article 16, les institutions doivent déterminer et prouver dans quelle mesure leur communication causerait vraisemblablement un préjudice aux intérêts particuliers qu’elle a circonscrits, en l’espèce, aux intérêts financiers.
  • Si les institutions ne peuvent pas prouver le préjudice, elles doivent communiquer l’information.
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3 juin
2010

La commissaire emploiera ses pleins pouvoirs dans les cas de retards extrêmes

Institution
Société Radio-Canada
Article de la Loi
10(3)
Type de décision
enquête significative
Résumé

Plainte : À 32 occasions, la SRC a omis de respecter une échéance négociée avec le Commissariat pour répondre à plus de 260 demandes en arriéré.

Enquête : Pour enquêter sur les 32 plaintes déposées par la commissaire, le Commissariat a demandé à la SRC les dossiers de traitement de chaque demande. Le Commissariat a également informé la SRC que la commissaire emploierait ses pouvoirs officiels pour la contraindre à produire des documents en réponse à la demande, le cas échéant. En réponse, la SRC a transmis au Commissariat les dossiers de traitement, mais pas les documents requis en réponse à la demande.

Résultat : La SRC a répondu à toutes les demandes en arriéré avant qu’il devienne nécessaire de rendre une ordonnance de production de documents. Ces demandes ainsi que d’autres ont également fait l’objet d’actions en justice intentées par le plaignant.

Prise de position de la commissaire à l’information:

  • La commissaire emploiera ses pouvoirs officiels, y compris celui d’ordonner la production des documents, afin de garantir le respect des droits des demandeurs.
  • Dans l’affaire en cause, l’exercice de ces pouvoirs a accéléré la réponse à plus de 30 demandes.
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