Emploi et Développement social Canada (Re), 2021 CI 13

Date : 2021-05-04
Numéro de dossier du Commissariat : 5819-03939
Numéro de dossier de l’institution : A-2019-02097/AB

Sommaire

La partie plaignante allègue qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a erronément affirmé qu’il ne pouvait pas traiter une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande d’accès vise des courriels à l’intention et de la part d’un employé d’EDSC qui contenaient certains mots-clés. Compte tenu des mots-clés en question, EDSC n’a pas traité la demande, car il soutenait que les courriels ne relevaient pas de lui. Les courriels sont entièrement de nature personnelle et n’ont aucune valeur opérationnelle pour EDSC. Par conséquent, même si les courriels sont hébergés sur les serveurs d’EDSC, le Commissariat à l’information est d’avis que les documents demandés ne relèvent pas d’EDSC et ne sont donc pas assujettis à la Loi. La plainte est non fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a erronément affirmé qu’il ne pouvait pas traiter une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande d’accès vise des courriels à l’intention et de la part d’un employé d’EDSC qui contenaient certains mots-clés et qui, selon EDSC, ne relevaient pas du Ministère.

Enquête

Documents relevant d’une institution

[2]      La Loi prévoit un droit d’accès aux documents « relevant » des institutions fédérales. Bien que la Loi ne définisse pas le terme « relever de », les cours ont affirmé que ce terme devrait être interprété de manière large et libérale pour assurer un droit d’accès efficace. [Voir Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25].

[3]      La portée de ce qui constitue un facteur pertinent et le poids des différents facteurs varient selon les circonstances.

Les documents relèvent-ils de l’institution?

[4]      Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a confirmé que les courriels sont en la possession physique d’EDSC. Pour sa part, la partie plaignante soutenait qu’EDSC était tenu de les traiter et de les communiquer en vertu de la Loi, puisque l’employé qui avait envoyé et reçu les courriels utilisait un compte de courriel du gouvernement.

[5]      Pour déterminer si les courriels relèvent effectivement d’EDSC, le Commissariat a pris ces deux points en considération et les a évalués en regard d’autres facteurs pertinents.

[6]      Certains de ces facteurs visaient à établir si les documents répondent à un besoin ou à un objectif de l’institution, notamment :

  • si le contenu du document concerne l’institution ou a trait au mandat, aux obligations, aux opérations ou aux fonctions d’EDSC;
  • si les courriels été créés lors de l’exécution du travail de l’employé d’EDSC ou si on prévoyait les utiliser à des fins liées au travail;
  • si les courriels ont été créés dans le but de remplir une exigence imposée par la loi à EDSC; et
  • si EDSC s’est servi des courriels pour préparer des documents gouvernementaux.

[7]      L’examen du contenu des courriels a révélé qu’ils sont entièrement de nature personnelle et, par conséquent, qu’ils ne répondent à aucun besoin ou objectif de l’institution.

[8]      Le Commissariat a aussi évalué si EDSC a l’autorité de régir ou de contrôler l’utilisation ou la disposition des courriels et si la communication du contenu des courriels nécessite l’autorisation d’un cadre ou d’un employé d’EDSC. Bien qu’EDSC ait un droit d’accès limité aux courriels, puisqu’ils sont hébergés sur son serveur de courrier électronique, le Ministère n’a pas l’autorité apparente de régir ou de contrôler leur utilisation ou leur disposition. L’employé qui a reçu et envoyé les courriels aurait pu, en tout temps, les supprimer, les modifier, les transférer ou les rappeler sans autorisation ou surveillance de la part d’EDSC.

[9]      Enfin, le Commissariat a évalué si les courriels sont intégrés à d’autres documents qui relèvent d’EDSC et, si c’est le cas, dans quelle mesure ils ont été intégrés. Le Commissariat a conclu que rien ne montrait que les courriels avaient été intégrés aux fonds documentaires d’EDSC.

[10]    L’évaluation de l’ensemble des facteurs ci-dessus suggère fortement que les courriels ne relèvent pas du Ministère. Le Commissariat est donc d’avis que les documents demandés ne relèvent pas d’EDSC et ne sont donc pas assujettis à la Loi.

Résultat

[11]    La plainte est non fondée.

L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.

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