2 juin 2021

Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVÉ)

Le 2 juin 2021
De 9 h 30 à 12 h
Réunion au moyen de Microsoft Teams

Membres :

Graham Fraser, membre externe – président

André Grondines, membre externe

Caroline Maynard, Commissaire à l’information

Secrétaire du comité :

Stephen Campbell, directeur associé, Planification stratégique, Gouvernance, Politiques, Évaluation de programme et Services de vérification interne

Participants habituels :

France Labine, sous-commissaire, Services organisationnels, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques

Invités :

Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada

Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)

James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 18 février 2021.

Examen annuel du profil de risque de l’organisation (actuellement le PVEAR).

Observations sur le caractère adéquat des ressources de la fonction de vérification interne et d’évaluation.

Pertinence des services de consultation fournis à l’organisation par les services de vérification interne et d’évaluation.

Mise à jour du BVG.

Mise à jour financière et mise à jour des secteurs du Commissariat.

1. Accueil et mot d’ouverture

Le président est impressionné par l’adaptation, la rigueur et la souplesse dont le Commissariat a fait preuve pendant la pandémie de COVID-19, et a même observé une accélération de la production. Il félicite le Commissariat d’avoir surmonté les grands défis qui se sont présentés pendant cette période difficile. En ce qui concerne les comparutions devant les comités parlementaires, il souligne le niveau de respect accordé par les parlementaires à la Commissaire et à l’organisation. Le rapport sur IRCC constitue aussi un excellent travail. En résumé, les comparutions, le rapport et la réponse à la COVID-19 ont été fort impressionnants.

La Commissaire souligne qu’elle est entourée d’une équipe merveilleuse, qui s’est montrée très résiliente cette année, malgré la fatigue qui se fait sentir. La Commissaire indique que les employés devront prendre du temps pour eux durant l’été, alors que les activités ralentissent, et profiter de leurs vacances estivales. Les employés lui ont expliqué que le stress entraîné par la pandémie ne découlait pas du travail au Commissariat, mais plutôt de leur situation personnelle, en général. Ils ont beaucoup apprécié la souplesse qui leur a été accordée. La mise en place de modalités de travail souples constitue un changement positif. Les gestionnaires comprennent la situation de leurs employés et soutiennent ces derniers. La Commissaire indique aussi que, bien que l’inventaire compte 4 000 plaintes, le rapport sur IRCC aidera à prendre des mesures concrètes, et nous devrions constater les résultats bientôt.

2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 18 février 2021

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 18 février 2021. Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.

Mesure de suivi : Publication du compte rendu de la réunion du 18 février 2021 sur le site Web du Commissariat.

3. Examen annuel du profil de risque de l’organisation (actuellement le PVEAR) – présentation par F. Labine

Un nouveau PVEAR est prévu pour 2022-2023 et il couvrira le reste du mandat de la Commissaire.

Au sujet du Code de valeurs et d’éthique, la DPV indique que les syndicats se réuniront le 11 juin 2021 et que le Code devrait être communiqué et approuvé dans les mois suivants (été 2021).

L’ADPF entamera ce mois-ci un congé de paternité de 6 mois. Il sera remplacé de façon intérimaire par Stephen Campbell pour Finances et Approvisionnement et par Eric Delage pour Sécurité et Administration.

Comme Stephen Campbell prendra bientôt sa retraite, des entrevues pour le poste de directeur associé, Planification stratégique, Gouvernance, Politiques, Évaluation de programme et Services de vérification interne, seront réalisées la semaine prochaine. Les entrevues sont effectuées plus tôt afin de permettre le transfert des connaissances organisationnelles et d’assurer une transition en douceur.

Il y aura une mise à jour des RH cet automne. Celle-ci comprendra l’examen de la gestion du rendement et des talents de 2021-2022.

Des discussions ont eu lieu avec le DPF du CPVP sur différents sujets, notamment la faisabilité d’une fusion des opérations des deux commissariats, le maintien en poste des employés et les changements concernant le système financier de l’organisation. Le CPVP souhaite reporter toute mise en œuvre jusqu’à ce que des discussions aient eu lieu avec le nouveau ou la nouvelle commissaire à la protection de la vie privée, qui devrait entrer en poste au cours de la prochaine année.

Au sujet du système financier, le SCT accepte de continuer à considérer GX comme une option, puisque ce système est adapté aux petits ministères. Passer à SAP serait coûteux, mais si c’est ce système qui est adopté, la DPV aimerait qu’il soit mis en place dans les trois ans précédant la fin du mandat de la Commissaire à l’information.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

4. Observations sur le caractère adéquat des ressources de la fonction de vérification interne et d’évaluation – présentation par F. Labine

Selon l’exercice d’allocation budgétaire de 2021-2022, les ressources de la fonction de vérification et d’évaluation sont adéquates.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

5. Pertinence des services de consultation fournis aux organisations par les services de vérification interne et d’évaluation – présentation par F. Labine

L’évaluation du programme d’enquête se déroule bien. Nous aurons probablement des renseignements plus étoffés à présenter une fois que l’expert-conseil aura eu l’occasion de réaliser des entrevues auprès des principaux groupes d’utilisateurs (les ministères, les enquêteurs, etc.).

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

6. Plan de vérification du BVG de 2020-2021 – présentation par R. Abgrall

Le BVG n’a pas d’éléments importants à présenter à des fins d’information ou de discussion.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

7. Mise à jour financière

L’ADPF présente l’allocation budgétaire de 2021-2022, le plan d’investissement pluriannuel et le document de fin de l’exercice financier 2020-2021.

Les membres examinent la situation financière et les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

8. Mise à jour des Services organisationnels – présentation par F. Labine

La sous-commissaire, Services organisationnels, fournit un aperçu des activités principales du prochain trimestre, notamment en présentant des mises à jour de ses divers secteurs concernant les ressources humaines, la GI/TI, les finances, l’approvisionnement, la sécurité, l’administration, la planification stratégique, la gouvernance, les politiques, la vérification et l’évaluation.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

9. Mise à jour des Enquêtes – présentation par L. Michaud

La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe relativement aux priorités de 2020-2021, soit la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et fermées.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

10. Mise à jour des Services juridiques – présentation par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, fournit un aperçu des activités relatives aux services juridiques et fait le point sur les mesures de dotation.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

11. Mise à jour sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard

Le directeur fait le point sur des activités comme les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés, les services de traduction et l’AIPRP.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent.

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

Séance à huis clos

La Commissaire, le président et les deux membres externes ont une courte discussion à huis clos.

Prochaine réunion

La prochaine réunion doit avoir lieu le 19 août 2021.

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